Kantoorhuisvesting Advies – Leidraad voor een Kantoor Verbouwing

kantoorhuisvesting advies – stappenplan verbouwing

Leidraad voor een succesvolle kantoor verbouwing

Het plannen van een kantoor verbouwing is een complexe, moeilijke en belangrijke taak. Er is veel om over na te denken: Hoe stel je een budget op? Hoe stelt u een projectteam samen? En hoe zorgt u ervoor dat de werkzaamheden tijdens de renovatie zo min mogelijk worden verstoord?

Allemaal belangrijke vragen waarover al vanaf het allereerste begin goed moet worden nagedacht.

Met deze leidraad begeleiden wij u stap voor stap door de planning voor een succesvolle kantoor verbouwing.

1. Leidraad kantoor verbouwing – Bepaal het Programma van Eisen

Het bepalen van een einddoel zorgt ervoor dat het project de moeite waard is en maakt het eindresultaat meetbaar. Ook kunt u dit gebruiken om een nauwkeurige en gedetailleerde briefing of Programma van Eisen op te stellen voor uw partners in de kantoor verbouwing. Zij kunnen hiermee de prioriteiten onderscheiden bij het ontwikkelen van het nieuwe kantoorontwerp.

Enkele mogelijke redenen voor een kantoor verbouwing:

• Uitbreiding: Naarmate uw bedrijf groeit, moet uw kantoorruimte mogelijk opnieuw worden ingedeeld om nieuwe werknemers te huisvesten.
• Inkrimping: Andersom, als u heeft moeten inkrimpen, wilt u misschien beter gebruik maken van die lege bureaus door de indeling te herschikken.
• Productiviteit: Het veranderen van het ontwerp en de indeling van uw kantoor kan een hoognodige boost geven aan het moreel van werknemers en mogelijk de productiviteit verbeteren.
• Branding: U bent misschien op zoek naar een verandering van kantoor om uw merk te versterken bij bezoekende klanten of partners.
• Gezondheid en veiligheid: Als u gezondheids- en veiligheidsproblemen op de werkplek hebt vastgesteld, wilt u misschien uw kantoor opnieuw inrichten om de probleemgebieden bij te werken.
• Wetgeving: Soms vereisen nieuwe overheidsvoorschriften en richtlijnen dat u uw kantoormeubilair of -apparatuur aan de regelgeving moet aanpassen.

Denk vooruit bij het overwegen van de redenen voor de kantoor verbouwing. Wellicht voorziet u bijvoorbeeld een moment in de komende 5 jaar dat u mogelijk extra ruimte nodig heeft. Hoewel het misschien nu geen prioriteit heeft, kunt u dit ook als een doelstelling meenemen. Zodoende is uw nieuwe kantoorruimte nog jarenlang up-to-date.

2. Leidraad kantoor verbouwing – Maak een wensenlijst

De volgende stap is de briefing uit te breiden door te noteren wat u aan uw huidige kantoorruimte zou willen veranderen.

Dit kunt u het beste doen in brainstorm sessies met zowel leden van het managementteam als het personeel en door het samenstellen van werkgroepen. Bespreek alle problemen die het personeel heeft vastgesteld in uw huidige kantoorruimte en alles wat volgens hen kan worden verbeterd.

Je wensenlijst kan dingen bevatten zoals:

• We willen eenvoudiger communicatie tussen verschillende kantoorteams.
• Meer beschikbare vergaderruimte zou fijn zijn.
• Wij willen nieuwe technologie op kantoor.
• We zouden willen dat onze bureaus dichter bij de ramen staan.
• Het zou beter zijn als er meer ruimte tussen de bureaus zou zijn.
• Het kantoor is te lawaaierig; minder lawaai zou de productiviteit ten goede komen.
• Minder inpandige ruimte; natuurlijk licht zou het moreel verbeteren.
• Meer groen brengt rust en is goed voor het binnenklimaat.
• Variatie aan werkplekken zodat dit beter aansluit bij het soort werk en mate van concentratie.

De wensenlijst moet tot in de details worden vastgelegd want dit zal de uiteindelijke basis zijn voor de briefing.

3. Leidraad kantoor verbouwing – Denk na over de Layout & Stijl

Denk ook alvast na over de inrichting, stijl en kantoorconcept. Tijdens het ontwerpproces zult u nauw samenwerken met uw ontwerppartner en mee willen praten over het ontwerp van de lay-outs.

Houd bij het nadenken over kantoorinrichting rekening met het volgende:

1. Ruimte planning

Open kantoorruimtes in combinatie met het ‘hybride werken’ kan heel goed werken en er prachtig uitzien, maar het brengt ook bepaalde uitdagingen met zich mee. Bedenk hoe u wilt omgaan met geluidsoverlast op kantoor; misschien moet u slim gebruikmaken van losse of vaste (akoestische) scheidingswanden, vergaderruimten om stilte werkplekken te creëren en akoestisch materiaal.

2. Kleurgebruik

Studies tonen aan dat kleuren nauw verbonden zijn met de menselijke psychologie en dat ze de stemming en productiviteit op een diepgaande manier kunnen beïnvloeden. Bedenk welke kleuren bij uw beeldmerk passen en de sfeer binnen uw bedrijfstak.

3. Meubilair

Is uw kantoormeubilair gedateerd en aan vervanging toe? Misschien zijn de oude meubelen te hergebruiken in uw pas gerenoveerde kantoorinterieur? Voldoen de werkplekken aan de huidige wetgeving en ARBO? En wat vinden uw medewerkers van het bestaand meubilair? Denk goed na over alle voorgaande vragen en gebruik de antwoorden om je wensenlijst te maken.

4. Verlichting

Begin na te denken over de verlichting en andere apparaten. Bedenk of duurzaamheid en energie-efficiëntie belangrijk zijn voor uw kantoor en hoe milieuvriendelijk uw bedrijf is.

4. Leidraad kantoor verbouwing – Stel het projectteam samen

De volgende stap is het samenstellen van een projectteam.

Ten eerste moet er een projectmanager worden gekozen die alle zaken coördineert. Uw projectmanager moet iemand zijn met genoeg ervaring om beslissingen kunnen nemen en die de algehele autoriteit over het project heeft.

Vervolgens moet u een projectteam samenstellen. Een renovatie project kan alleen een succes worden als alle afdelingen erbij betrokken zijn.

Leden van het projectteam:

• Algemeen Directeur: Voor de uiteindelijke goedkeuring over ontwerpen en de kosten.
• Financieel Directeur: Voor het het bepalen van uw budget.
• Operationeel Directeur: Om ervoor te zorgen dat eventuele negatieve gevolgen vanwege de renovatie minimaal zijn.
• ICT-Manager: Voor het plannen en coördineren van veranderingen in ICT-infrastructuur en het verplaatsen van belangrijke systemen en gegevens.
• Office Manager: Is op de hoogte van de wensen van uw personeel en waar ze ontevreden over zijn in uw huidige kantoor.
• Facilitair Manager: Heeft kennis van uw gebouw en onderhoudt contact met de verhuurder om te helpen bij de huuronderhandelingen.
• Het hoofd van uw marketingafdeling: Zorgt ervoor dat het kantoorontwerp in lijn is met de branding en het imago van uw bedrijf.
• Het hoofd van uw HR-afdeling: Om te voorkomen dat de nieuwe kantoorrenovatie geen impact heeft op het welzijn van het personeel.
• Een personeelsvertegenwoordiger: Om uw personeel op de hoogte houden van alle veranderingen die op hen van invloed zullen zijn en ervoor te zorgen dat ze betrokken blijven.

Naast het projectteam moet u er rekening mee houden dat u misschien goedkeuring nodig heeft van uw verhuurder voor de wijzigingen die u wilt aanbrengen, evenals van uw aandeelhouders.

5. Leidraad kantoor verbouwing – Bepaal het Verbouwings Budget

De volgende stap is het opstellen van een realistisch budget voor uw kantoor verbouwing. De totale kosten van de verbouwing en inrichting zijn afhankelijk van vele factoren, waaronder wat er nodig is en het type en de leeftijd van het gebouw. Uw kantoorhuisvesting adviseur heeft de kennis om een kostenraming te maken aan het begin van het project.

Naast de kosten van wat nodig is zijn er ook nog de verborgen kosten. Deze verborgen kosten omvatten zaken zoals:

• Leges en aanvraagkosten voor bouwvergunningen
• Extra verzekeringskosten
• Extra adviseurskosten zoals brandveiligheidcontrole en constructieberekeningen
• Tijdelijke opslag en kantoorruimte
• Kosten voor verhuizing, levering en aankoop van extra meubilair
• Eventuele extra beveiligingskosten
• Kosten voor recycling/verwijdering van afval

Het is verstandig om 20 procent toe te voegen als u een gedetailleerde budget heeft opgesteld. Bij veel verbouwingen wordt het budget overschreden doordat bijvoorbeeld het wensenpakket tijdens het project wordt bijgesteld of zaken die pas tijdens de renovatie zichtbaar worden, zoals veranderingen aan installaties of bouwkundige constructie. Dit is dus echt belangrijk.

Wellicht kunt u de kosten drukken: Kijk of u een bijdrage van de verhuurder kunt bedingen, bijvoorbeeld voor het verlengen van een bestaand huurcontract, onderzoek leasemogelijkheden en kijk of je wel of geen belastingvoordeel kunt krijgen, bijvoorbeeld voor duurzame investeringen. 

6. Leidraad kantoor verbouwing – Regel een tijdelijk kantoor

Een belangrijk doel bij een kantoorrenovatie is het minimaliseren van overlast en verstoring van de bedrijfsvoering. Een van de belangrijkste onderdelen van de voorbereiding is daarom te weten waar uw medewerkers gaan werken tijdens de renovatie.

Bespreek met uw kantoorhuisvesting adviseur hoeveel werk er buiten kantooruren gedaan kan worden zodat uw medewerkers gewoon door kunnen werken en of/wanneer u tijdelijk naar een andere werkruimte moet verhuizen. Misschien moet u verhuizen naar een tijdelijke kantoorruimte en moet u dit van tevoren plannen.

Als het mogelijk is om tijdens de kantoorrenovaie te werken, zorg er dan voor dat u weet waar mensen zullen zitten, over welke faciliteiten zij moeten kunnen beschikken, en dat u dit van tevoren met uw personeel communiceert. Ook moet zorgvuldig worden nagegaan of de verbouwing al dan niet gevolgen zal hebben voor de gezondheid en de veiligheid.

Tijdelijke kantoorhuisvesting

Zodra het project van start gaat, moet u wellicht in- en uithuizen terwijl de werkzaamheden worden uitgevoerd. Dit moet van te voren goed worden gepland want het is van cruciaal belang dat deze verhuisbewegingen vloeiend verlopen om de bedrijfsonderbreking tot een minimum te beperken.

Tijdelijk verhuizen

Uw kantoorhuisvesting partner kan u adviseren of een verbouwing in bewoonde situatie al dan niet mogelijk is, of u een gefaseerde aanpak moet volgen, of dat u tijdelijk moet verhuizen.

Een tijdelijke kantoorverhuizing betekent dat u de verplaatsing van uw kantoorapparatuur, personeel en ICT-systemen moet organiseren. Uw ICT-manager is van onschatbare waarde om u deskundig advies te geven en het ICT-migratieproces in goede banen te leiden.

U zult ook iemand moeten aanstellen die verantwoordelijk is voor het inpakken van de kantoorinventaris, het ordenen en etiketteren van de verhuisdozen, en het leegmaken van het kantoor. Als er veel kantoorinventaris moeten worden verplaatst, moet u misschien contact opnemen met een verhuisbedrijf voor een externe opslagoplossing. 

7. Leidraad kantoor verbouwing – Terug naar het nieuwe kantoor

Zorg ervoor dat alle medewerkers van tevoren weten wat er gebeurd is en wat ze kunnen verwachten voordat ze het vernieuwde kantoor betrekken. U kunt overwegen om vergaderingen te houden in de bijna voltooide ruimte voordat u verhuist, zodat werknemers van tevoren kunnen wennen en nadenken over mogelijke problemen.

Wanneer het eindelijk tijd is om terug te keren naar uw nieuwe kantoor, laat uw office manager dan een voorlichting organiseren en uw medewerkers toespreken over belangrijke veranderingen in het kantoor die van invloed kunnen zijn op de processen. Verhuis uw gegevens en apparatuur terug met de hulp van uw ICT-team, en vier dan uw nieuwe kantoor!

Evaluatie

Hou wekelijks besprekingen met uw staf om te zien hoe iedereen zich aanpast en om feedback te krijgen over de nieuwe ruimte!

8. Leidraad kantoor verbouwing – Inschakelen van professionele begeleiding

Bij het verbouwen van een kantoor komt er veel kijken. Je hebt een aannemer, architect, binnenhuisarchitect en meer nodig. Wie doet de inkopen? Vaak moeten meerdere offertes worden aangevraagd, beoordeeld en gecontracteerd. Daarnaast moet toezicht worden gehouden op uitvoering, planning en budgettering en moet worden voldaan aan wet- en regelgeving zoals de Arbo en het Bouwbesluit.

Het is over het algemeen een goed idee om te werken met een professionele en ervaren kantoorhuisvesting adviseur die een full-service oplossing biedt omdat dit tijd, geld en veel werk bespaart.

Custom Office is een full service kantoorhuisvesting provider. Voor ondersteuning  van elke fase van uw kantoor huisvesting project. Vanaf het samenstellen van het wensenpakket tot en met het de uitvoering verzorgen wij de planning en de algehele coördinatie van het kantoor verbouwings proces in nauwe samenwerking met u.