KANTOORHUISVESTING PROJECTMANAGEMENT

kantoorhuisvesting Projectmanagement & Advies

PROJECTMANAGEMENT BIJ EEN KANTOORVERBOUWING

Een verandering in uw kantoorhuisvesting leidt vaak tot een kleine of grote kantoorverbouwing. Bijvoorbeeld bij het weghalen of verplaatsen van een tussenwand. Maar ook bij de verandering van een werkplekopstelling of de (her)inrichting van uw (nieuwe) kantoor.

Meestal moeten er dan ook aanpassingen plaatsvinden aan het plafond, de vloer en installaties zoals aan de verlichting, computers, luchtbehandeling en de beveiliging. Ook moeten er  indelingsplattegronden en verhuisplannen worden gemaakt.

Veel bedrijven regelen zelf een verbouwing maar hebben daarvoor niet de juiste kennis in huis.

Onze projectmanagers verzorgen de verbouwing en herhuisvesting van A tot Z. Daarbij stemmen we alle onderdelen optimaal op elkaar af.  Samen inventariseren wij uw inrichtingswensen en de benodigde ruimte. Wij stellen de planning op, maken de plattegronden en ontwerpen het interieur.

Doordat wij de hoofd- en bijzaken van elkaar gescheiden houden wordt er niets over het hoofd gezien en worden overhaaste beslissingen voorkomen. Daardoor behoudt u altijd het overzicht en controle over de verbouwing, zowel financieel als esthetisch, tot aan de verhuizing.

kantoorhuisvesting Projectmanagement – Werkmethodiek

HET projectteam

Het projectteam vormt de spil binnen het gehele kantoorhuisvesting project. Het projectteam neemt beslissingen over alles wat te maken heeft met de renovatie zoals ontwerpzaken, offertes, budget en planning. Vervolgens vindt vanuit het projectteam terugkoppeling plaats naar de stuurgroep, de werkgroepen en de werkvloer. De projectplanning loopt als een rode draad door de projectteam vergaderingen en is de basis voor het bepalen van de agenda punten.

Het projectteam wordt vertegenwoordigd door de ‘sleutelfiguren’ die verantwoordelijk zijn voor, en bevoegd zijn om beslissingen te kunnen nemen met betrekking tot alle specifieke onderdelen die tijdens het huisvestingsproject kunnen voorkomen. Terwijl de basis van het projectteam wordt gevormd door onze projectmanager, de interieurarchitect en de huisvestingcoördinator van de opdrachtgever kunnen er diverse ‘sleutelfiguren’ worden toegevoegd. Dit zijn bijvoorbeeld de algemene directeur en/of hoofd financiën en/of de officemanager. Tevens vindt hier vaak deelname plaats door het hoofd van de ICT, de teamleiders van de diverse afdelingen en de voorzitters van de interne werkgroepen. 

Custom Office treedt op als voorzitter van de projectteam vergaderingen. De projectteam vergaderingen vinden regelmatig plaats. Meestal komt dit elke twee weken voor. Daarnaast vinden regelmatig voortgang besprekingen op het werk of online plaats met de uitvoerende partijen, aangevuld met eventuele besprekingen met afzonderlijke leveranciers.

Custom Office legt alle afspraken en vast in de notulen. De notulen worden elke daarop volgende projectteam vergadering goedgekeurd en fungeren als contractstuk met betrekking tot de voortgang en de genomen beslissingen.

OVERLEG INTERNE WERKGROEPEN

De interne werkgroepen bereiden alle beslissingen voor welke uiteindelijk tijdens de projectteam vergadering dienen te worden geformaliseerd. De samenstelling van de interne werkgroepen kan per onderneming verschillen. Evenzo worden beslissingen vaak ook door één en dezelfde persoon genomen. Terwijl de werkgroep ICT meestal voorkomt (bekabeling, inrichting computerruimte, actieve componenten) zien wij ook andere werkgroepen zoals communicatie, audiovisuele middelen, catering, ARBO, kunst, verhuizing en postkamer.

DE STUURGROEP

De stuurgroep is het hoogste orgaan. In de eerste plaats rapporteert het projectteam aan de stuurgroep. De stuurgroep kan beslissingen van het projectteam herroepen of bijsturen op strategische en “company policy” gronden. De stuurgroep wordt meestal vertegenwoordigd door de algemene directeur/voorzitter en/of het algemene bestuur en/of de internationale “board of directors”.